Командировочные расходы.
Для отражения командировочных расходов (приказной учет, начисление, перечисление и
авансовый отчет) в ИС Фаворит необходимо предварительно настроить и проверить необходимые
для расчета справочники:
- Нормы командировочных организации.
- Нормы командировочных по населенным пунктам/странам.
- Стоимость проезда в командировку по типам транспорта.
- Нормы возмещения расходов на заграничные командировки.
Справочник «Нормы командировочных организации».
Ссылка: https://youtu.be/bTQEELvUgrM
Для определения норм командировочных расходов организации, заполняется справочник
«Нормы командировочных организации».
Чтобы его заполнить необходимо перейти в раздел учета «Бюджетирование»
«Справочники» «Нормы командировочных организации».
В «Диапазоне просмотра данных таблиц» выбираем ОК.
Чтобы просмотреть ранее созданные записи переходим во вкладку «Список».
В данном справочнике должны быть заведены нормы по суточным нормам и по нормам
проживания внутри страны. Таким образом записей должно быть две (на каждую норму).
Для создания новой записи, в «Диапазоне просмотра данных таблиц» выбираем «Добавить
новую запись».
Далее заполняем справочник.
В поле «Код» присваиваем код нормы;
Поле «Приоритет применения в одном дне» заполняется автоматически - 0, но при
необходимости можно изменить;
В поле «Наименование» указываем вид расходов такие как: проживание; суточные по стране;
суточные вне страны;
В поле «Тип», нажимаем на кнопку , выбираем варианты расходов идентичные
наименованию;
В поле «Норма проживания» нажимаем на кнопку , выбираем: стандарт; люкс; полулюкс;
Заполняем табличную часть расчета.
Для этого необходимо добавить новую строку путем нажатия кнопки на панели
инструментов или правой кнопкой мыши, вызвав контекстное меню выбираем «+Добавить
строку».
Столбец «Дату начала», указываем дату действия данной записи;
Столбец «Тип значения» выбираем: МРП; сумма;
Столбец «Значение» указываем количество МРП или сумму;
Столбец «Указываем» необходимую валюту.
Сохраняем справочник через кнопку «Сохранить» на панели инструментов .
Справочник «Нормы командировочных по населенным пунктам/странам».
Ссылка:https://youtu.be/l9seLmi_Ptc
Справочник предназначен для того, чтобы определить нормы командировочных по
странам, городам, районам.
Перейдя в раздел учета «Бюджетирование» «Справочники» открываем «Нормы
командировочных по населенным пунктам/странам».
Что бы просмотреть ранее созданные записи переходим во вкладку «Список».
Для создания новой записи, в «Диапазоне просмотра данных таблиц» выбираем «Добавить
новую запись».
Далее заполняем справочник.
Поле «Учреждение» заполняется автоматически;
В поле «Норматив», нажимаем на кнопку , выбираем необходимый норматив. Здесь
отразятся все ранее созданные записи справочника «Нормы командировочных организации»;
В следующем поле выбираем «Страна» или «Населённый пункт», с указанием в последующем
поле кодов страны или населенного пункта;
В поле «Дата начала» указываем дату начало действия нормы.
Сохраняем справочник через кнопку «Сохранить» на панели инструментов .
Справочник «Стоимость проезда в командировку по типам транспорта».
Ссылка: https://youtu.be/LDBPAN0RXLk
Предназначен для определения командировочных расходов на проезд по видам транспорта.
Находиться он в разделе учета «Бюджетирование» «Справочники» «Стоимость проезда
в командировку по типам транспорта».
Чтобы просмотреть ранее созданные записи переходим во вкладку «Список».
Для создания новой записи, в «Диапазоне просмотра данных таблиц» выбираем «Добавить
новую запись».
Далее заполняем справочник.
Поле «Учреждение» заполняется автоматически;
В поле «Дата начала» указываем дату, с которой начнет действовать документ;
В поле «Населенный пункт из», нажимаем на кнопку , выбираем пункт, из которого начнет
путь командированный работник;
В поле «Населенный пункт в», нажимаем на кнопку , выбираем пункт, куда прибудет
командированный работник;
В поле «Вид транспорта», нажимаем на кнопку , выбираем вид: жд, авиа, автотранспорт;
В поле «Зачение» указываем валютное значение проезда;
В поле «Валюта», нажимаем на кнопку , выбираем валюту возмещения командировочных
расходов.
Сохраняем справочник через кнопку «Сохранить» на панели инструментов .
Справочник «Нормы возмещения расходов на заграничные командировки».
Ссылка: https://youtu.be/mFxyaoy8XLI
Справочник предназначен для определения нормы возмещения расходов на заграничные
командировки.
Для того чтобы открыть справочник «Нормы возмещения расходов на заграничные
командировки» вы должны находится в разделе учета «Бюджетирование», затем нужно пройти во
вкладку «Справочники».
Заполнять данный справочник не требуется, так как информация по всем странам уже внесена,
в соответствии с Постановлением Правительства Республики Казахстан от 11 мая 2018 года №
256. «Об утверждении Правил возмещения расходов на служебные командировки за счет
бюджетных средств, в том числе в иностранные государства».
Во вкладке «Список» возможно увидеть все записи по различным странам.
Для оформления служебной командировки в системе «Фаворит» используются несколько
документов.
Приказ о командировании.
Ссылка: https://youtu.be/F1tCsyqX63o
Для оформления командирования работника создается приказ о командировании.
Документ со стороны отдела кадров находится в разделе учета «Учет персонала»
«Документы» «Приказы о командировании» «Приказ о командировании (ОК)».
В «Диапазоне просмотра данных таблиц», для создания нового документа нужно нажать на
кнопку «Добавить новую запись».
Приказ имеет несколько вкладок, на вкладке «Документ» содержится общая информация о
приказе.
Поле «Учреждение» проставлено автоматически и не доступно для редактирования.
Далее заполняем номер документа, согласно книге регистрации приказов и дату приказа.
В поле «Категория приказа», нажав на стрелку вниз, выбираем нужную категорию приказа.
В нашем примере это «О командировании по производственной необходимости».
В поле «Таб. №», нажав на стрелку вниз, выбираем сотрудника отправляемого в командировку.
Структурное подразделение и должность заполняются автоматически.
Если необходимо оплатить время нахождения в командировке по среднему, проставляем
признак в окне «С оплатой по среднему».
Затем в поле «с» нужно указать дату начала командировки, в поле «по» - планируемую дату
окончания.
Далее «Цель командировки (для)» - это текстовое поле, в котором возможно указать с какой
целью сотрудник отправляется в командировку или для чего.
В поле «Куда» заполняется в какую страну или населенный пункт отправляется работник.
В поле «Транспорт убытия», нажав на стрелку вниз, выбираем нужное.
Дальше переходим во вкладку «Пункты пребывания».
Для заполнения данного раздела воспользуемся командой «Добавить строку» на панеле задач,
либо нажатием правой кнопкой мыши на табличной части документа.
В появившейся строке, на поле «Пункт пребывания (код)» вызываем правой стороной мыши
контекстное меню и выбираем «Показать список».
В «Выборе объекта системы» нажимаем на кнопку «Получить данные» и в «Диапазоне
просмотра данных таблиц», в строке «Наименование на русском» вносим название населенного
пункта (через *). Нажимаем ОК.
Переходим в следующую вкладку «Тексты», в которой необходимо заполнить текстовую часть
приказа руками, либо воспользоваться готовым шаблоном через кнопку «Заполнить по шаблону».
Далее, вызвав правой стороной мыши контекстное меню, выбираем «Сохранить», нажимаем на
кнопку «Подпись».
При необходимости можно выгрузить и распечатать данную запись через команду «Отчет».
Расчет аванса на командировку.
Ссылка: https://youtu.be/_fTqfxwapg4
После создания «Приказа о командировании» в системе Фаворит необходимо создать «Расчет
аванса на командировку».
Для этого на документе «Приказ о командирование (ОК)», вызвав правой стороной мыши
контекстное меню, выбираем «Подготовить Расчет аванса на командировку».
Документ «Расчет аванса на командировку» доступен только для редактирования, так как он
создается системой автоматически на основании документов о командировании.
Вызвав правой стороной мыши контекстное меню, выбираем «Изменить».
Частично документ будет заполнен, так как данные копируются из основного приказа о
командировании.
В поле «Расчет аванса №» указываем номер и дату расчета.
Далее, перейдя в детали документа, вызываем контекстное меню правой стороной мыши и
выбираем «Добавить строки списком». Т.к ранее были заранее заполнены такие справочники как
«Нормы командировочных по населенным пунктам/странам», «Стоимость проезда в
командировку по типам транспорта» и «Нормы командировочных организации», то расчет будет
произведен автоматически.
В случае если нормы не были заполнены, то необходимо вручную пропечатать необходимые
суммы для выплаты аванса на командировку.
В нашем случае нам необходимо вручную пропечатать только стоимость проезда, так как
нормы за суточные и проживание внесены в справочники.
Далее, после заполнения всей необходимой информации в документе, указываем табельный
номер бухгалтера, ответственного за оформления расчета.
Затем сохраняем его, вызвав правой стороной мыши контекстное меню и выбрав «Сохранить».
Также запись необходимо подписать.
Так же документ «Расчет аванса на командировку» можно найти через раздел учета «Баланс»
«Документы» «Расчет аванса на командировку».
Выплата аванса на командировочные расходы.
После создания «Расчета аванса на командирование» суммы необходимо выплатить. Для
перечисления сумм создаем «Список к перечисления» и далее «Счет к оплате (МТ102)».
Списки к перечислению.
Ссылка: https://youtu.be/iJcc_W7af9Y
Для перечисления аванса на командировочные расходы, переходим в раздел «Баланс»
«Документы» «Расчет аванса на командировку».
В открывшемся окне «Диапазон просмотра данных», выбираем необходимые параметры для
поиска (указываем в строке «Дата приказа» интервал создания документа), нажимаем ОК.
Переходим в список документов и находим сотрудника, которому необходимо перечислить
аванс.
Двойным щечком мыши по нужной строке переходим в отдельную запись.
Правой кнопкой мыши вызываем контекстное меню и выбираем «Подготовить Списки к
перечислению».
Система автоматически создаст документ «Списки к перечислению».
Заполняем документ.
В поле «Список на перечисление №» проставляем номер и заполняем дату.
Далее в деталях документа вызываем правой стороной мыши контекстное меню и выбираем
«Добавить строки списком».
В открывшемся окне нажимаем «Далее», выбираем по программе документ необходимый для
перечисления, двойным щелчком мыши.
Далее выбираем нужную строку и нажимаем «Далее».
Затем необходимо выбрать обязательство для перечисления, проставить галочку в
необходимых документах, нажимаем «Далее».
Далее выбираем банк на который будут перечислены командировочные расходы, сотрудника.
Нажимаем «Готово».
Табличная часть документа заполнится автоматически, согласно выбранным данным.
Далее необходимо проставить табельный номер, подготовившего списки. Сохранить документ,
вызвав правой стороной мыши контекстное меню и далее нажать на «Проверено».
Счет к оплате со списком (МТ102).
Ссылка: https://youtu.be/zLPGLGMsLKw
После того как былы подготовлены «Списки к перечислению», необходимо создать «Счет к
оплате со списком (МТ102)».
Для этого на созданном ранее документе «Списки к перечислению», правой стороной мыши
вызываем контекстное меню и выбираем «Подготовить Счет к оплате со списком (МТ102)».
Система автоматически сформирует документ, где будут заполнены все реквизиты для
перечисления.
Заполняем номер «Счета к оплате со списком (МТ102)», меняем статус платежа на
окончательный. Сохраняем документ и нажимаем на кнопку «К перечислению».
На основание этого документа создается проводка в баланс по перечислению денежных средств
и заполняются все остальные журналы.
Приказ о продлении срока командировки.
Ссылка: https://youtu.be/cdGO3rfZE68
В случае когда необходимо продлить срок командировки, отрабатывается документ «Приказ о
продлении срока командировки».
Данный документ можно создать из ранее сохраненного «Приказа о командировании».
Документ, со стороны отдела кадров, находится в разделе учета «Учет персонала»
«Документы» «Приказы о командировании» «Приказ о командировании (ОК)».
Далее в «Диапазоне просмотра данных таблицы», в строке «Дата приказа» указываем интервал
создания искомого документа. Нажимаем ОК.
Переходим во вкладку «Список» и выбираем нужного сотрудника.
Двойным щелчком левой стороной мышы переходим в отдельную запись.
Далее вызываем левой стороной мышы контекстное меню и выбираем «Подготовть Приказ о
продления срока командировки».
Заполняем недостающие данные.
Указать номер и дату документа
Дату окончания продленой командировки («по»).
Далее переходим во вкладку «Пункты пребытия», вызвав левой стороной мышы контекстное
меню выбираем «+ Добавить строку».
В поле «Пункт прибытия», вызвав контекстное меню, выбираем «Показать список».
Из списка выбираем нужное и нажимаем ОК.
Затем, вызвав левой стороной мыши контекстное меню, выбираем «Сохранить» и нажимаем на
кнопку «Подпись».
После сохранения документа появится возможность сделать дополнительный расчёт аванса на
командировку.
Для это нужно вызвать контекстное меню левой стороной мыши и выбрать «Подготовить
Расчет аванса на командировку».
Приказ об уменьшении срока командировки.
Ссылка: https://youtu.be/6tVSiyRN-jA
Для сокращения продолжительности командировки необходимо оформить документ «Приказ
об уменьшении срока командировки».
Документ находится в разделе учета «Учет персонала» «Документы» «Приказы о
командировании».
В «Диапазоне просмотра данных таблицы», выбираем «Добавить новую запись».
Заполняем документ.
Указываем номер документа, согласно книге регистрации приказов, и заполняем дату
документа.
Указываем табельный номер сотрудника, которому необходимо уменьшить срок
командировки.
Затем нажимаем на «К приказу о командировании», система автоматически находит документ,
либо дает возможность выбрать приказы, действие которых не было завершено на указанную дату.
Далее указываем дату «Отменить с», т.е. дату с которой командировка прекращается.
Затем переходим во вкладку «Пункты пребывания».
Вызвав левой стороной мышы контекстное меню выбираем «+ Добавить строку».
В поле «Пункт прибытия», вызвав контекстное меню, выбираем «Показать список».
Из списка выбираем нужное и нажимаем ОК.
Следующая вкладка «Тексты», в которой необходимо заполнить текстовую часть приказа.
Затем, вызвав левой стороной мыши контекстное меню, выбираем «Сохранить» и нажимаем
на кнопку «Подпись».
Приказ об отмене командировки.
Ссылка: https://youtu.be/Y4XRrybrHYo
В случае когда необходимо отменить командировку отрабатывается документ «Приказ об
отмене командировки».
Данный документ можно создать из ранее сохраненного «Приказа о командировании».
Документ, со стороны отдела кадров, находится в разделе учета «Учет персонала»
«Документы» «Приказы о командировании» «Приказ о командировании (ОК)».
Далее в «Диапазоне просмотра данных таблиц», в строке «Дата приказа» указываем интервал
создания искомого документа. Нажимаем ОК.
Переходим во вкладку «Список» и выбираем нужного сотрудника.
Двойным щелчком левой стороной мышы переходим в отдельную запись.
Далее вызываем левой стороной мышы контекстное меню и выбираем «Подготовть Приказ об
отмене командировки».
Указываем номер и дату документа.
Затем, вызвав левой стороной мыши контекстное меню, выбираем «Сохранить» и нажимаем
на кнопку «Подпись».
Отметки о фактическом пребывании в командировке.
Ссылка: https://youtu.be/GWI9Hw6Scm4
!!Для того что бы отработать авансовый отчет по командировке, обязательно нужно создать
документ «Отметки о фактическом пребывании в командировке».
Документ автоматически создаётся системой на основании «Приказа о командировании».
Документ, со стороны отдела кадров, находится в разделе учета «Учет персонала»
«Документы» «Приказы о командировании» «Приказ о командировании (ОК)».
Далее в «Диапазоне просмотра данных таблиц», в строке «Дата приказа» указываем интервал
создания искомого документа. Нажимаем ОК.
Переходим во вкладку «Список» и выбираем нужного сотрудника.
Двойным щелчком левой стороной мышы переходим в отдельную заись.
Далее вызываем левой стороной мышы контекстное меню и выбираем «Подготовть Отметки о
фактическом пребывании в командировке».
Документ формируется автоматически на основании «Приказа о командировании».
Далее, вызвав левой стороной мыши контекстное меню, выбираем «Изменить».
Поля «Убыл» и «Прибыл» заполняются автоматически. Но при необходимости даты можно
изменить.
Далее есть возможность поставить признаки в полях «Является рабочим днем».
Если установить признак «является рабочим днем», то в табеле учёта времени день убытия
будет учитываться как обычный рабочий день. Если признак не установить, то этот день будет
учитываться под видом времени: "К"-командировка или "КС"- командировка с оплатой по
среднему.
В поле «Пункт прибытия», вызвав контекстное меню, выбираем «Показать список».
Из списка выбираем нужное и нажимаем ОК.
Затем, вызвав левой стороной мыши контекстное меню, выбираем «Сохранить» и нажимаем
на кнопку «Подпись».
Авансовый отчет.
Ссылка: https://youtu.be/Mv1SMM0Xyqw
Авансовый отчет предназначен для проведения расчетов по итогам завершения командировки.
!! Следует учитывать, что документ может быть отработан исключительно при наличии в системе
документа «Отметки о фактическом пребывании в командировке».
Документ находится в разделе учета «Баланс» «Документы» «Авансовый отчет».
Далее в «Диапазоне просмотра данных таблиц» выбираем команду «Добавить новую запись».
Далее заполняем документ.
Указываем номера и даты документа.
Затем заполняем табельный номер сотрудника, на которого создается авансовый отчет.
Далее необходимо выбрать назначение аванса. Автоматически стоит «452_2 Командировочные
расходы».
Следующим заполняем поле «Основание», нажав на стрелку вниз и выбрав связанный
документ-основание.
После данной операции, во вкладке «Получен аванс» информация заполнится автоматически,
так как документ увидит «Платежное поручение со списком (МТ102)», созданное ранее.
Во вкладке «Предоставлены документы», в табличной части будут отображаться ранее
заполненные документы.
В примере это !! акт выполненных работ за проживание и суточные по стране.
Важно отметить, что данная строка заполняется автоматически только в том случае, если в
справочнике «Нормы командировочных организации» введены соответствующие данные.
Также доступна возможность продолжить заполнение табличной части вручную, добавив
новые строки, вызвав контекстное меню левой стороной мыши и выбрав «+Добавить строку».
Для внесения дополнительной статьи расходов необходимо после добавления строки, перейти
в поле «Операция» и нажатием левой кнопки мыши, вызвать контекстное меню и выбрать
«Показать список».
В открывшемся окне выбираем нужное и нажимаем ОК.
Далее руками заполняем данные по данной строке.
Далее необходимо указать дату и табельный номер работника, заполняющего данный
документ.
Вызываем левой стороной мыши контекстное меню и выбираем «Сохранить». Далее нажимаем
на кнопку «Подпись».
Также, через команду «Отчет» на панели инструментов документ «Авансовый отчет» можно
выгрузить и распечатать.
В случае когда аванс не расчитывался и не выплачивался, списки к перечислению и
соответственно счет к оплате МТ102 создаются на основании «Авансового отчета» аналогично
показанному ранее.
Заявление на удержания из заработной платы.
Ссылка: https://youtu.be/yOXRD3AmiTg
В случаях, когда необходимо произвести удержание сумм из заработной платы в счёт
задолженности работника перед учреждением по подотчётным суммам, таким как
командировочные или расходы на административно-хозяйственные нужды, используется
документ «Заявление на удержания из заработной платы».
Документ находится в разделе учета «Труд и заработная плата» «Документы» «Заявление
на удержания из заработной платы».
Далее в «Диапазоне просмотра данных таблиц» выбираем команду «Добавить новую запись».
Переходим к заполнению.
Далее указываем номер и дату заявления.
Затем указываем табельный номер работника, которому необходимо произвести удержание
сумм из заработной платы.
Далее нажимаем на строку «Удержать в счет задолженности» и в открывшемся окне выбираем
вид перечислений, выплаченных ранее, и нажимаем «Далее».
В следующем окне выбираем обязательства по перечислению и нажимаем «Готово».
Сумму задолженности система видит автоматически, но ее можно исправить руками.
Далее остается указать дату учета, проставить табельный номер бухгалтера.
Затем вызываем левой стороной мыши контекстное меню и выбираем «Сохранить».
Подписываем документ.
При расчете заработной платы сумма будет удержана автоматически.
